Manuál pro administrátory informačního systému školních soutěží - Vytvoření soutěže

Část 1: Vytvoření nové soutěže a její editace

 

Pokud vytvoříme nové školní kolo, všem lidem s oprávněním ke správě tohoto kola (tzn. vám i lidem s oprávněním k nadřazeným úrovním kol k vašemu kolu) přijde hromadný e-mail s upozorněním, že nové kolo bylo vytvořeno.

 

Pro vytvoření kompletní struktury soutěže (zahrnující soutěž, kategorie a jednotlivé soutěžní kola) je nutné provést následující úkony:

  1. vytvořit soutěž
  2. vytvořit kategorie
  3. vytvořit soutěžní okruhy
  4. vytvořit soutěžní kola

 

Všechny úkony probíhají na webu: http://chces-soutezit.cz/.

Přihlásíme se do systému: klikneme na Přihlásit v pravém horním rohu.

 

img1

 

Zobrazí se nám okno, kde vyplníme e-mail a heslo k našemu účtu. Poté klikneme na Přihlásit.

 

img2

 

Po přihlášení klikneme na záložku SOUTĚŽE.

img3

 

Zobrazí se nám přehled již vytvořených soutěží.

img4

 

Nyní můžeme začít vytvářet soutěž

     1. Vytvoření nové soutěže

 

    • V přehledu soutěží klikneme na možnost Přidat soutěž nahoře vlevo na žluté liště:

      img5

 

Otevře se nám okno s formulářem pro založení nové soutěže. Vyplníme údaje o soutěži: 

img6

 

      • Název soutěže.

      • Klikneme na Vybrat koordinátora, otevře se nám přehled uživatelů, ze kterých můžeme vybrat člověka, který bude spravovat soutěž.

  •  Osobu můžeme snadněji najít pomocí vyhledávacích polí, kam vyplníme její jméno,
  •  e-mail či subjekt, ke kterému náleží, nebo vybereme z nabídky oblast, a následně
  •  stiskneme Filtrovat.

 

img7

Klikneme na jméno osoby, kterou jsme vybrali v seznamu uživatelů, nebo kterou jsme do seznamu uživatelů přidali, a tak se automaticky doplní to formuláře jako Koordinátor.

Tento koordinátor bude zodpovědnou osobou za soutěže, která je uvedena v popisu soutěže jako garant. (Zodpovědná osoba za soutěž může být pouze jedna, ale správu soutěže můžete sdílet s dalšími lidmi (více v kapitole 8).

 

    • Přidáme krátký popis soutěže. Je možné také popsat soutěž podrobněji (do okna Dlouhý popis).

    • Z rozbalovacích nabídek vybereme druh soutěže, typ soutěže, školní rok, doplníme kód a ročník soutěže.

    • Zadané údaje uložíme tlačítkem Uložit. Poté jsme přesměrováni na editaci soutěže, ze které můžeme odejít na přehled soutěží, tlačítkem Zpět.

img8

 

            1.1 Vyhledání soutěže

 Soutěže jsou řazeny podle svého nastaveného pořadí. Po přidání soutěže jí je automaticky vypočítáno pořadí, tak aby se zobrazila na konci seznamu (tedy je na posledním místě). Pořadí soutěží lze měnit tlačítkem Změnit pořadí soutěží.

 

 

img9

 

     1.2  Změna pořadí soutěže

Pořadí soutěží lze měnit tlačítkem Změnit pořadí soutěží.

img10

 

Pořadí soutěže se mění přetažením dané soutěže na požadované místo v seznamu. Seznam je interaktivní. Po přetažení soutěže na požadované místo, je automaticky uloženo pořadí. Není tedy nutné nic ukládat nebo potvrzovat. Pokud má soutěž vypnutou viditelnost, zobrazí se šedou barvou. Naopak pokud je soutěž viditelná, je zobrazena jinou barvou.

 

     2.  Vytvoření nové kategorie:

 

    • Nyní budeme vytvářet kategorie - klikneme na Upravit kategorie:

 

imgg

 

      • V dalším okně klikneme na Přidat kategorii:

 img12

  •  

      • Vyplníme název kategorie soutěže a vybereme druh školy, pro kterou je tato kategorie určená, a uložíme.

img13

      • Tento postup opakujeme, dokud nemáme přidané všechny požadované kategorie. Poté se můžeme vrátit zpět na detail naší soutěže.

img14

     3. Vytvoření okruhů

Každá kategorie musí mít přiřazené určité okruhy, pod které se vytváří nové soutěžní kola. Počet a druh okruhů záleží na struktuře vytvářené soutěže.

    • Vybereme kategorii, ke které chceme přiřadit okruhy.

img15

 

 

    • Otevře se nám detail kategorie, kde klikneme na Upravit soutěžní okruhy:

img16

 

      • Klikneme na Přidat okruh.

  • img17 
      • Otevře se nám dialogové okno, ve kterém přiřadíme kategorii okruh. Okruhy můžeme přidávat zcela na začátek (tlačítko Přidat na začátek), nebo na konec (tlačítko Přidat na konec).

img18

 

     3.1 Okruhy

Jedná se o úrovně kol (např. Mezinárodní kola, Celonárodní/Ústřední kola, Oblastní kola, Krajská kola, Regionální kola, Okresní kola, Školní kola), ve kterých můžeme soutěž pořádat.

      • Soutěž může mít jediné kolo, kam se žáci kvalifikují, a také je zde vyhlášen vítěz.

      • Soutěž může mít 2 a více kol, přičemž nejnižší úroveň nemusí být přímo školní kolo, ale např. krajské, oblastní, aj.

  • Posloupnost okruhů musíme dodržovat tak, jak je uvedena v dialogovém okně (viz obrázek výše). Jednotlivé okruhy mohou být vynechány nebo nahrazeny typem Jiná kola.

 

Vytvořit tak můžeme např. strukturu:

Oblastní kolo (jediná soutěžní úroveň)

Krajské kolo (nejvyšší úroveň) - Školní kola (nejnižší úroveň)

Celonárodní kolo (nejvyšší úroveň) - Regionální kola - Školní kola (nejnižší úroveň)

 

     4. Vytvoření soutěžního kola

 

Po vytvoření okruhů může vytvořit konkretní soutěžní kola. V tuto chvíli jsme v nejvyšším okruhu (v tomto případě se jedná o krajské kola).

      • Klikneme na KRAJSKÁ KOLA a rozbalí se nám možnost Přidat kolo / rychle.

img19

 

     4.1 Přidat rychle

Volba přidat rychle soutěžní kolo představuje zjednodušené vytvoření soutěžního kola, kde se vyplní pouze nejnutnější informace. Dalo by se říci, že se jedná pouze o jakousi hlavičku soutěžního kola. 

img20

 

      • Klikneme na políčko Vybrat pořadatele. Zobrazí se nám okno pro výběr pořadatele. Ty je možné filtrovat podle různých kritérií a řadit. Kliknutím na název pořadatele dojde k jeho výběru. Zároveň se podle názvu pořadatele vyplní také políčko s názvem soutěžního kola. U jakýchkoliv vyšších kol, než školních, jej však ručně upravit (např. pokud pořadatelem krajského kola není kraj, ale jiný subjekt).

img21

 

      • Dále zvolíme koordinátora soutěžního kola. Postup je zde analogický, jako když jsme vybírali koordinátora k soutěži (kapitola 1).

      • Můžeme také zvolit Oblast. Tato volba ovlivní oblasti podřízených kol.

      • Soutěžní kolo uložíme volbou Uložit (nachází se vpravo nahoře).

  •  

         4.2 Přidat kolo

Tato volba slouží ke kompletnímu vytvoření soutěžního kola a nabízí veškeré dostupné volby nastavení. Nalezneme zde možnosti pro nastavení:

      • základních informací (např. pořadatel, koordinátor, název kola, stav, popis, atd.). Chování voleb je stejné jako v případě rychlého přidání soutěžního kola. Můžeme také nastavit viditelnost soutěžního kola. To znamená, že kolo bude viditelné pouze administrátorům, koordinátorovi soutěže a všem uživatelů, kteří mají nastavené oprávnění pro tohle kolo (více v kapitole 8). Všichni ostatní uživatelé (včetně nepřihlášených) kolo neuvidí.

      • data a místa. Kromě údajů jako je datum konání, čas prezentace je možné také zadat odkaz na Google Maps. Podrobnější pokyny pro vložení odkazu jsou dostupné po kliknutí na ikonku, která se nachází v pravém rohu políčka pro vložení odkazu.

img22

 

Na obrázku můžeme vidět vzhled formuláře pro vytvoření nového soutěžního kola. Vyplněný formulář uložíme tlačítkem Uložit, které se nachází v pravém horním rohu. Případně je možné odejít z vytváření nového soutěžního kola volbou Zpět na detail soutěže

img23

 

Pokud chceme přidávat další soutěžní kola, postup je již analogický. Přičemž soutěžní kola je možné přidat vždy do aktuálně vybraného okruhu a nebo podřízeného (ovšem pouze nutně následujícího).

      • Máme-li strukturu okruhů: Krajské kola - Okresní kola - Školní kola, aktuálně vybraný okruh Krajské kola, lze přidat nové kolo do okruhů Krajské kola nebo Okresní kola.

         5. Editace soutěže

Editace soutěže se provádí v detailu dané soutěže. Nachází se zde několik voleb, které slouží k editaci:

 

img24

 

      • ikonka oka img25 znamená, že soutěž je veřejně viditelná. Můžou ji tedy vidět jak nepřihlášení, tak i všichni přihlášení uživatelé. Naopak ikonka: img26 představuje, že soutěž je neviditelná. Soutěž vidí pouze administrátoři, koordinátor soutěže a uživatelé s přiděleným oprávněním (více v kapitole 8).

      • Upravit soutěž nám umožní upravit parametry soutěže. Možnosti jsou zde stejné jako při vytváření soutěže (kapitola 1). Pouze přibyla možnost odstranit danou soutěž volbou Smazat soutěž.

img27

 

      • Upravit kategorie nás přesune na správu podřízených kategorií pro danou soutěž. Více kapitola 8.

      • Oprávnění uživatelé tato volba umožňuje nastavit oprávnění pro správu dané soutěže. Více kapitola 8.

      • Duplikace soutěže umožňuje vytvoření totožné soutěže včetně celé struktury. Více v kapitole 9.

  •  

    6. Editace kategorií

Kategorie jsou v seznamu seřazeny podle nastaveného pořadí. Tohle pořadí lze změnit přetažením kategorie na požadované místo. Seznam je interaktivní. Dále je možné kategorie upravovat (volba Upravit), smazat (volba Odstranit), spravovat oprávnění (volba Oprávnění uživatelé) a nastavit viditelnost kategorie. 

img28

 

7. Editace soutěžního kola

 

Administrační nástroje pro správu soutěžního kola jsou k dispozici buď v nabídce pod navigační lištou (ve žlutém pruhu nahoře) - ty se vztahují k aktuálně otevřenému kolu, nebo přímo v přehledu podřízených kol (vpravo obrazovky) - vztahují se vždy k danému podřízenému kolu. V našem případě tedy nástroje ve žluté liště nahoře se vztahují ke kolu Jihomoravský kraj. Naopak nástroje vpravo se vztahují ke kolu Lužánky - středisko volného času Brno, příspěvková organizace.

Nástroje vpravo k podřízeným kolům:

      • img29- slouží k nastavení viditelnosti

      • img30- otevírá okno pro editaci soutěžního kola

      • img31- nastavení oprávnění
      • img32- slouží ke smazání soutěžního kola

img33

 

Oproti vytváření soutěžního kola nám editace umožňuje spravovat také finance a soutěžící, kteří se účastní daného kola.

 

     7.1   Finance

Finance obsahují nástroje pro:

      • vyplnění vyúčtování soutěžního kola (volba Vyúčtování soutěžního kola). Na obrázku níže můžeme vidět rozdělení jednotlivých políček do skupin. Navíc vždy pod danou skupinou je celkový součet všech hodnot v dané skupině. Např. skupina Lidé nám umožňuje vyplnit Počet soutěžících, Počet porotců a Počet organizátorů. Pod touto skupinou nalezneme políčko Celkem lidé, které slouží k sečtení všech se osob, které se účastní dané soutěže (jedná se o součet soutěžících, porotců a organizátorů). Tímto způsobem jsou organizovány zbylé skupiny (Zdroje finančního kryt, Náklady, ONIV, Interní náklady). Dále se zde nachází vedle všech součtů, součet představující finanční náklady na celé soutěžní kolo. Jedná se o pole Náklady celkem (OON + ONIV + Interní náklady). Do všech položek, obsahujících součty hodnot, nelze zapisovat. Dále jsou zde pole pro vyplnění jména, emailu (obě jsou předvyplněny podle přihlášeného uživatele) a telefonního čísla. Na závěr je zde přepínač pro nastavení, zda vyúčtování bylo vyúčtováno nebo ne. Vyúčtování se ukládá pomocí tlačítka Uložit vyúčtování.

img34

 

      • k soutěžnímu kolu mohou být také nastaveny vlastní dotace. K tomu slouží volba $ Dotace (nevypsaná / vypsaná). Jak vidíme součástí volby je také informace, zda jsou již nastaveny dotace pro dané soutěžní kolo.

img35

 

Zde máme několik možností jak nadefinovat dotace. První možností je nadefinování vlastích hodnot. K tomu slouží volba Přidat hodnocení, která nám umožňuje přidat prvky pro vyplnění pořadí a finančního ohodnocení. Uložit je možné ohodnocení pro pořadí po jednom, nebo si vyplnit více ohodnocení pořadí a uložit všechny najednou. V obou případech se uložení provede tlačítkem Uložit.

 

Druhá možnost nadefinování ohodnocení spočívá ve výběru některé z kategorie PPNS. K tomuto kroku slouží rozbalovací seznam, který se skrývá pod volbou Typ PPNS. Zvolíme požadovanou kategorii a uložení provedeme volbou Předvyplnit a uložit. Tím dojde k vyplnění a uložení požadované skupiny PPNS k našemu soutěžnímu kolu.

Výchozí hodnoty jsou:

 

  1. ÚK

Pořadí: 1

30 000,-

Pořadí: 2

20 000,-

Pořadí: 3

10 000,-

 

  1. ÚK

Pořadí: 1

30 000,-

Pořadí: 2

20 000,-

Pořadí: 3

10 000,-

 

  1. MZN

Pořadí: 1

40 000,-

Pořadí: 2

30 000,-

Pořadí: 3

20 000,-

 

  1. ÚK

Pořadí: 1

50 000,-

Pořadí: 2

40 000,-

Pořadí: 3

30 000,-

Pořadí: 4

20 000,-

Pořadí: 5

10 000,-

 

  1. MZN

Pořadí: 1

50 000,-

Pořadí: 2

50 000,-

Pořadí: 3

50 000,-

 

  1. ÚK

Pořadí: 1

50 000,-

Pořadí: 2

40 000,-

Pořadí: 3

30 000,-

Pořadí: 4

20 000,-

Pořadí: 5

10 000,-

 

  1. MZN

Pořadí: 1

50 000,-

Pořadí: 2

50 000,-

Pořadí: 3

50 000,-

 

Předdefinované skupiny PPNS (vzory) jsou pevně nastavené a nelze je upravovat. Naopak pokud použijeme vzory PPNS a uložíme, můžeme poté už libovolně upravovat hodnoty poslední možností nastavení je excelence. Z rozbalovacího seznamu vybereme požadovanou skupinu excelence.

    • poslední možností nastavení je excelence. Z rozbalovacího seznamu vybereme požadovanou skupinu excelence. Na výběr jsou:

  1. SŠ: Skupina 1 s koeficientem 1

    SŠ: Skupina 2 s koeficientem 0,5

    SŠ: Skupina 3 s koeficientem 1

    SŠ: Skupina 4 s koeficientem 0,5

    ZŠ: Skupina 1 s koeficientem 1

    ZŠ: Skupina 2 s koeficientem 0,5

    ZŠ: Skupina 3 s koeficientem 0,3

    ZŠ: Skupina 4 s koeficientem 1

     

    Pro uložení záložek Základní informace, Datum a místo, Finance slouží tlačítko Uložit. Je možné uložit až všechny informace najednou

 7.2 Soutěžící

 

Záložka Soutěžící slouží ke správě žáků, kteří se účastní daného kola. Přitom je možné přidávat žáky v soutěžním kole, nebo je převzít z podřízeného kola na základě jejich nominace. Dále je možné odmítnout převzetí žáka. Struktura může vypadat jako na obrázku níže: 

img37

  

    • V horní části vidíme přehled žádostí o postup do tohoto soutěžního kola z podřízených kol. Vedle jména žáka se nachází tzv. checkbox, který slouží k hromadnějšímu výběru žáků, které převezmeme do soutěžního kola. Nachází se zde také tlačítko Vybrat vše, které slouží k hromadnému označení/odznačení všech žáků. Pokud chceme převzít více žáku najednou, slouží k potvrzení této volby tlačítko Převzít zaškrtuné. Žáky je možné také převzít/zamítnout převzetí pojednom. K tomuto účelu se u daného žáka, vždy vpravo nacházejí tlačítka Převzít/Zamítnout převzetí.

  •  

    img38

    •  

        • Níže se nalézá přehled pro žáky, kteří se již účastní daného soutěžního kola, nebo byli již převzati z nižšího kola.

  •  

  • img39

 

Na prvním řádku vidíme řádek, který neobsahuje žádného žáka. Ten jsme přidali pomocí tlačítka Přidat soutěžícího. Tento krok je nutný, pokud chceme přidávat žáka. Volba Návrh postupu rozhoduje o tom, zda žák postupuje do nadřízeného soutěžního kola, zároveň zda bude zobrazen v nadřízeném kole v části Žádost o postup do tohoto kola.

 Druhý řádek nám znázorňuje možnou podobu záznamu žáka, který je už přiřazen k tomuto soutěžnímu kolu. Pokud má jméno žáka černou barvu, znamená to, že žák již byl uložen k soutěžnímu kolu. V opačném případě se jedná o neuložené změny.

U každého tlačítka se vždy nachází tlačítko koše, které slouží k odstranění daného záznamu.

Samotný výběr žáka se provádí kliknutím na Vybrat soutěžícího, případně na jméno žáka. Otevře se okno pro výběr žáka. Opět je možné žáky filtrovat. Výběr se provede kliknutím na jméno žáka.

 

img40

 

Všechny změny provedené v této části se ukládají až na stisk tlačítka Uložit soutěžící.

V horní části se nacházejí ještě tlačítka Prezenční listina a Výsledková listina. Ty slouží k zobrazení listin optimalizovaných pro tisk. Tisk se provádí klasicky přes tisk stránky v rámci internetového prohlížeče.

 

8. Nastavení oprávnění - soutěže, kategorie, kola

 

Soutěže, kategorie soutěží i soutěžní kola umožňují nastavit oprávnění, kdo je může editovat, přidávat žáky, generovat výsledkové listiny, atd… Kde tuto možnost nalezneme bylo popsáno vždy v kapitole zabývající se editací soutěží (kapitola 5), kategorií (kapitola 6) a soutěžního kola (kapitola 7). Správa oprávnění má následující podobu:

 

img41

 

Vidíme zde dvě tabulky. První tabulka (nahoře) obsahuje základní informace o oprávnění, vztahující se k uživateli. Jeden řádek tabulky náleží k jednomu přiřazenému oprávnění pro danou soutěž/kategorii nebo kolo. Druhá tabulka (dole) obsahuje informaci o roli, která má přidělený přístup. Význam rolí je popsán podrobněji v kapitole Část 3, 13) Správa rolí.

 

Oprávnění lze celkově získat následujícími způsoby:

      • Ručním přiřazením v tomto popisovaném rozhraní. K tomu slouží tlačítko Najít uživatele, které zobrazí následující okno:

img42

 

Uživatele lze filtrovat podle kritérii. Pro přiřazení uživatele klikneme na tlačítko Sdílet. Tím dojde k přiřazení oprávnění pro daného uživatele. Zároveň mu byl odeslán informační email, že mu byl přidělen přístup. V tomto okamžiku má daný uživatel stejné pravomoce jako koordinátor. V okně pro výběr uživatele jsou zobrazeni pouze uživatelé, kteří již nemají přiřazené oprávnění k dané soutěži, kategorii nebo kolu. Zároveň, pokud bylo tímto způsobem přiděleno oprávnění, je možné jej odebrat pomocí tlačítka Odebrat oprávnění, které se nachází na pravé straně u každého přiřazeného oprávnění.

Pokud chceme nastavit oprávnění uživateli, který ovšem ještě není registrován v systému, slouží k tomu tlačítko Přidat uživatele. Zde vyplníme požadované informace a stisknutím tlačítka Zaregistrovat nového uživatele a sdílet, čímž provedeme jeho registraci a zároveň přiřazení oprávnění. Uživateli je odeslán email obsahující přístupové údaje do systému a informace o udělení oprávnění.

img43 

      • Druhou možností jak získat oprávnění je formou dědičnosti z nadřízeného soutěžního kola, kategorie nebo soutěže. Oprávnění zděděná tímto způsobem lze odebrat pouze ve správě oprávnění, kde bylo uděleno. Přiřadíme-li např. oprávnění pro soutěž, daný uživatel bude mít přístup do všech podřízených soutěžních kategorií a kol dané soutěže. V tomto případě uvidíme zděděné oprávnění ve správě všech podřízených soutěžních kategorií a kol dané soutěže, ale odebrat jej půjde pouze ve správě oprávnění dané soutěže (tedy tam kde bylo přiděleno).

 O způsobu jakým bylo oprávnění přiděleno nás informuje v první tabulce sloupec Zděděno.

 

9. Duplikace soutěže

 

Funkci pro duplikaci soutěže najdeme v administrační části u detailu soutěže. 

img45

 

Po kliknutí na tlačítko Duplikace soutěže se nám otevře formulář, který známe z vytvoření nové soutěže nebo editace soutěže. Můžeme zde nastavit základní údaje o duplikované soutěži. Po stisknutí tlačítka Uložit, dojde v tomto případě k duplikaci celé struktury soutěže. Je tedy zachována soutěž, její kategorie, okruhy, soutěžní kola, koordinátoři a informace v nich obsažené. Naopak nejsou zachovány přiřazené oprávnění (zachovávají se pouze oprávnění pro koordinátory), přiřazení žáci a všechny informace v záložce finance (v editaci soutěžního kola).

 

Tato volba je vhodná např. pro vytvoření totožné soutěže, pořádané v následujícím školním roce.

 

10. Filtrování soutěží

 

Soutěže na hlavní stránce je pro snadnější procházení možné filtrovat pomocí dvou parametrů. Prvním je typ soutěže (předmětová, umělecká, atd…) a ročníku, ve kterém se daná soutěž koná.

Dále může u karty soutěže vidět dvě ikonky:

      • img46 - oznamuje, že soutěž není viditelná pro uživatele bez oprávnění nebo nepřihlášené uživatele.

      • img47- informuje, že máme oprávnění editovat. Může se jednat o oprávnění pro soutěž, soutěžní kategorii nebo kolo. Víme tedy, že v dané soutěži se nachází část, ke které máme přidělené oprávnění.

img50